ホームページ制作・WordPressの在庫管理で業務の効率化

ホームページ制作・WordPressの在庫管理で業務の効率化 ホームページ制作

在庫管理システムとは?特徴・機能

製造業や小売業など、取り扱い商品を保管している企業では、在庫管理における業務量は商品の数に比例して多くなりがちです。
商品の増加にともない、人為的ミスや管理品質のばらつきに悩んでいませんか。

在庫管理システムの機能やメリット、選び方などを紹介します。
さらにおすすめの在庫管理システムTOP3も紹介するので、自社導入の参考情報として役立ててください。

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在庫管理システムとは?

在庫管理システムとは?

在庫管理とは、在庫を入荷から出荷まで適切に管理することです。
単純な個数だけではなく、在庫の品質を保ちながら製造日や原材料の情報なども同時に管理しなければなりません。
そこで活用したいのが在庫管理システムです。在庫管理システムは、在庫情報や棚卸データの管理など、在庫管理業務で必要となるデータの管理ができるシステムです。
在庫不足や過剰在庫を回避し、機会損失を被ることなく適正な管理が実現します。

在庫管理システムには、各業界に向けたさまざまなタイプがあります。

・受発注機能と連携可能なタイプ
・販売管理をメインで行うタイプ
・製造業界に特化したタイプ
・EC・通販・小売業界に特化したタイプ
・化学薬品・医薬品業界に特化したタイプ
・業界を問わず活用できるタイプ

在庫管理システムと他システムの違い

在庫管理システムは在庫情報のみを管理します。具体的には、入出荷データや在庫の賞味期限情報などの在庫データの管理、実在庫の管理です。
一方で、在庫管理機能がある販売管理やERPといった基幹システムは、データ上の在庫数を管理しています。
つまり実際の数値や細かなデータは見られません。
よって在庫管理に課題を感じているのであれば、在庫管理機能付きの基幹システムを導入するより、在庫管理システムの導入をおすすめします。

在庫管理システムを導入する3つのメリット

在庫管理における課題を解決するには、在庫管理システムの活用が有効です。
ここではシステム導入により得られるメリットやどのような点において業務効率化ができるのかを解説します。

1.人為的エラーを防げる

商品のカウントも人手で行わず、ハンディターミナルを用いてカウントするため人為的なミスを予防できます。
在庫の種類や数が多い場合には有効でしょう。また近年では、スマホやタブレットで読み取りできる在庫管理システムも登場してきています。

2.在庫状況をリアルタイムで可視化できる

カウントした商品の数を登録・管理できるため、在庫の状況をリアルタイムで把握できます。
実在庫とデータに乖離がないので、より適正な在庫量を保てます。

3.在庫管理業務の効率化・標準化ができる

計画・スケジュールに差が発生していれば、PDCAサイクルを回して業務を効率化・標準化できます。
業務が効率化・標準化されることで、多くのリソースを割かずとも在庫管理を行え、業務の属人化も解消できるでしょう。

在庫管理システムには、在庫を見やすい一覧で管理し、入出庫や異動の記録、棚卸しのデータ管理など便利な機能が搭載されています。これまで人手で行っていた面倒なな業務も効率化してくれるでしょう。以下で詳しく解説します。

在庫管理システムの基本機能

在庫管理システムの基本機能

在庫一覧機能

商品を登録しておけば、在庫一覧・商品名・数量を表示できる。

入出庫管理機能
登録している商品の出荷数と、返品で入庫した数を管理する。

在庫移動機能
複数の倉庫や店舗を保有している場合、在庫の移動記録を管理する。
ピッキングリスト機能
倉庫で管理している商品のなかから、出荷する商品をピックアップしてリストを作成する。

棚卸機能
在庫管理では実際の数とデータの数が合っているか照合し棚卸を行う。棚卸のデータを管理し、分析する。

マスター管理機能
企業によって在庫管理を行う商品の情報は異なるため、企業にあわせて管理するメインとなる情報を登録し、管理する。

在庫管理システムの選定ポイント

在庫管理システムの導入検討をするときには、自社に合ったシステムを選択する必要があります。
ここからは在庫管理システムの選定ポイントを紹介します。

自社の業界・業種と合うか

在庫管理システムにも製造業向けや小売業向けなど種類が多くあるため、自社の業務内容に合う機能があるか確認する必要があります。
導入事例などをみて自社に近い業界・業種があるか確認しましょう。

カスタマイズ性と柔軟性があるか

在庫管理システムには、在庫管理以外にも販売管理や会計機能など、さまざまな機能がセットになったパッケージタイプが多くあります。
そこで、自社に必要な機能をカスタマイズできるかといった、システムの柔軟性を重視するのがおすすめです。
近年はクラウド型の需要も増えてきていますが、業務にあわせて構築する場合は、オンプレミス型が活用しやすいでしょう。

情報の登録が簡単にできるか

現場の複数担当者が商品の情報登録を実施する場合は、誰でも簡単に登録できる操作性が求められます。
操作や入力が簡単にできるのかどうか、トライアルなどを利用して確認しましょう。

自社の設備や規模と合うか

最も重要なことは、自社の規模や工場・倉庫などの設備の規模に合うかどうかです。
規模が合っていないとあとから拡張することになるため、費用や機能面で問題が発生します。

他のシステムと連携できるか

すでに生産管理システムを活用している場合は、生産数と在庫数は密接な関係があるため、システムと連携できるかが重要です。
また販売管理システムや会計システムなどにも関わってくるため、スムーズに情報を活用したいのであれば連携性も確認しましょう。

WordPressで在庫管理システムを作る

WordPressで在庫管理システムを作る

WordpPress(ワードプレス)といえば、ホームページやブログを管理するCMS(コンテンツを管理するシステム)のイメージが強いですが、売上管理や在庫管理といった業務システムにカスタマイズすることもできます。

・在庫管理がずさんになってきているので改善したい
・できれば安価に在庫管理システムを導入したい
・普段使っているWordPressのプラグインを活用して在庫管理システムにしたい

といったお悩みも、WordPressをカスタマイズすることで在庫管理システムとして活用することができます。
カスタマイズというと難しい印象がありますが、専用のプラグイン(拡張機能)を使うことで初心者でも簡単に在庫管理システムの作成が可能です。

WordPressで在庫管理システムを作る方法

WordPressで在庫管理システムを作る方法

カスタムフィールドで投稿を商品ページにする

まずはWordPressについて簡単におさらいしておきましょう。
WordPressはトップページ、カテゴリーページ、タグページ、投稿ページなどのページで構成されています。

在庫管理システムとしては「カテゴリーページ」と「投稿ページ」を使います。
カテゴリーページには、各カテゴリーに紐づく投稿ページを一覧で表示できる特徴を活かします。
投稿ページに登録した商品情報を一覧表示させることで、在庫管理システムとして使う事が可能です。

Smart Manager For WooCommerceプラグイン

Smart Manager For WooCommerceプラグイン

カスタムフィールドを使わずにプラグインだけで完結する方法もあります。
使用するプラグインは「WooCommerce」と「Smart Manager For WooCommerce」の2つです。

「Smart Manager For WooCommerce」は、eコマースプラグイン『WooCommerce』の機能を拡張するプラグインです。
『WooCommerce』はECサイト構築プラグインです。世界中で使われている人気のプラグインで、シンプルなオンラインショップから会員サイト、マーケットプレイスまでさまざまなECサイトを構築できます。
「WooCommerce」には商品名・SKU(最小管理単位)・料金・配送料・サイズなど、商品登録に必要な項目が事前に用意されています。
そのため、プラグインをWordPressにインストールするだけで、簡単に投稿ページを商品ページとして使うことができます。
「WooCommerce」単体でも在庫管理はできますが、いちいち商品ページを開かないと在庫のステータス変更ができなかったり、在庫管理の変更履歴が追えなかったりといった課題があります。
特に在庫管理の変更履歴は、適切な物品購入の指標となるため、把握しておきたい項目の一つです。

この課題を解決するのが「Smart Manager For WooCommerce」です。
このプラグインを追加することで、商品一覧ページから在庫ステータスが変更できたり、変更履歴を簡単に追えたりでき、検索精度を高める条件検索ができるメリットがあります。

以下に具体的なプラグイン導入・実装方法を紹介します。

1)プラグイン「WooCommerce」 をWordPressにインストール後、有効化。
2)管理画面のメニューに商品の項目が表示されるので、新規追加をクリック。
3)商品名(投稿のタイトル)・商品詳細情報・価格・SKU・在庫状況・商材のサイズといった各項目を登録。
4)すべての商品登録が完了したら、プラグイン『Smart Manager For WooCommerce』をインストールし有効化。
5)管理画面の左メニューに『Stock Manager』が表示されるようになるのでクリック。
6)登録した商品の一覧が表示されるので、この画面で条件検索や登録内容の変更を行う。
7)変更履歴を見たい場合は、管理画面の左メニューに『Stock Manager』→『​​Stock log』をクリック。
8)登録した商品の一覧が表示されるので、右端にある「History」をクリックすると、在庫の変更履歴が確認可能。

まとめ

自分で構築するのが難しいと感じたら、リスクが小さくサポートも充実している有料のクラウドシステムの導入がおすすめです。
まずは無料トライアルを活用して、自社に合った在庫管理システムを検討してみましょう。

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